Backoffice internetbureau[intro]De afgelopen maanden hebben we tientallen blogs geschreven over e-commerce en online marketing. En niet onsuccesvol, want het leverde ons positieve reacties, meer traffic en zelfs leads op. Maar een vraag die mij sinds de start van mijn bedrijf al bezig houdt, en ook bij veel collega servicebureau’s leeft, is hoe je je backoffice efficiënt inricht. Welke systemen gebruik je? En hoe schaalbaar is het? Dit artikel gaat over mijn zoektocht naar een antwoord op die vraag.[/intro]

Een lange zoektocht naar het schaap met 5 poten

Het zou natuurlijk een mooi succesverhaal zijn als ik je kon vertellen dat we grondig onderzoek hebben gedaan naar alle geschikte software pakketten en uiteindelijk ons droompakket hebben gevonden. Helaas is niets minder waar. We hebben weken en zelfs maanden gestoken in het uitproberen van verschillende pakketten. We maakten keuzes voor een pakket en kwamen vervolgens toch weer terug op die keuzes. Dus moesten we weer alle data migreren naar een nieuw systeem en vaak zelfs verschillende systemen. Omdat het te pijnlijk voor mij is om te berekenen wat al dat onderzoeken en migreren ons heeft gekost, laat ik het daar maar bij.

En wat we zochten is eigenlijk niet eens heel bijzonder. Je zou toch zeggen dat er meer marketingbureaus zijn die diezelfde zaken willen bijhouden in een systeem? Dit is wat ik zocht:

  • CRM
  • Projectmanagement
  • Urenregistratie
  • Facturatie

De ‘Nice to haves’:

  • HRM
  • Offertes
  • Intranet
  • Boekhouding

Nu hoor ik je denken “dat is toch allemaal wel te vinden?”. En ja, daar heb je gelijk in. Maar het probleem is dat het allemaal los van elkaar wel te vinden is. En als ik dan wel een pakket vond, waarbij het allemaal in een systeem zat, dan was het óf gigantisch duur, óf zo technisch qua lay-out dat ik bijna weer terug verlangde naar Excel. En dan wilde ik ook nog dat alles aan elkaar gekoppeld was.

Zo zijn we begonnen en het werkte bijna…

Van alle programma’s die we hebben gebruikt is er slechts één die er vanaf het begin bij was en nog steeds de basis vormt voor onze communicatie en samenwerking. Google Apps for Business. Ik kan er hele mooie verhalen over vertellen, maar het komt erop neer dat het doet wat het moet doen en het ook altijd doet. Als je me dan met m’n rug tegen de muur zet en vraagt om een nadeel te roepen… Voor ieder e-mailadres betaal je € 25,00 per jaar. Ook voor je doorstuuradressen, zoals info@ of andere algemene email adressen. Maar een beetje bureau gniffelt bij het horen van dat soort schattige bedragen.

Basecamp was perfect voor de projectcommunicatie met de klant. Wil je plannen en wil je meer inzicht in hoe de planning van verschillende projecten zich verhouden tot elkaar? Dan voldoet Basecamp al snel niet meer. Het CRM van dezelfde softwarebouwer Highrise is erg overzichtelijk. Helaas komt dat ook omdat er veel features ontbreken. Wil je klanten scheiden van je ongekwalificeerde leads? Dan voldoet Highrise niet meer.

Harvest is misschien de applicatie die ik het meest mis nu we werken met een ERP pakket. Wat een vette App!!! Je kunt er uren mee registreren en factureren  En daar is het dan ook ongeëvenaard de beste in. Mooie rapportages, mooie dashboards, briljante UI… Maar helaas niet integraal met projectmanagement en support en reteduur als je veel gebruikers hebt.

Het probleem dat we niet opgelost kregen

Ik wilde naar een systeem dat gebruiksvriendelijk was, waarbij ik me niet scheel betaalde aan licentiekosten en ik wilde dat we iets konden bouwen als er een feature miste. Ik raakte steeds meer gefrustreerd tijdens mijn zoektocht naar het schaap met 5 poten. Duizenden servicebureaus ter wereld die dezelfde backoffice hebben als ik en toch is er geen geweldig systeem dat voldoet? (Nog even geduld… Ik heb uiteindelijk wel wat gevonden).

Ik bleef maar zoeken, testen, overstappen en weer opnieuw. Van allemaal losse pakketjes naar één pakket en van één pakket weer terug naar losse pakketjes, die allemaal heel goed zijn in wat ze doen. Tot……

De backoffice oplossing voor bureaus: OpenERP

Backoffice van een bureau OpenERP

De meesten hebben er waarschijnlijk al eens van gehoord en misschien zelfs al eens mee getest. Ook ik. En OpenERP was tot voor kort niet anders dan die pakketten die ik eerder beschreef. Technische lay-out en niet gebruiksvriendelijk. Tot onlangs versie 7.0 werd gelanceerd. De lay-out is strak, clean en gebruiksvriendelijk. En echt… Het kan alles wat ik zocht!! Inclusief de ‘Nice to haves’ en zelfs dan nog meer. Zonder dat iedereen overweldigd wordt met features en knoppen die ze niet snappen. Goed, bij het inrichten moet je je kop erbij houden, anders ben je de boel steeds opnieuw aan het installeren. Maar even een weekje aanpoten en je hebt de boel up-and-running (bij grotere migraties zal dat langer zijn).

Zijn er nadelen?

Zeker! Misschien ligt dat niet eens aan het pakket, maar het boekhoudgedeelte werkt zoals een enterprise ERP pakket zou moeten doen. Een verzonden factuur kun je niet meer aanpassen, laat staan verwijderen. Maak je een foutje? Dan moet je gaan crediteren. Als MKB’er wil je gewoon even die factuur aanpassen en opnieuw versturen. Maar zoals gezegd… Het kan zijn dat ik gewoon niet heb kunnen vinden hoe het wel kan. Zo uitgebreid zijn de instelmogelijkheden dan ook wel weer.

Het levert ook echt geld op!

Mijn leven is er makkelijker door geworden. Met een druk op de knop zie ik welke uren er gemaakt zijn en gefactureerd kunnen worden. Support uren, maar ook projecturen. Ik kan factureren op nacalculatie, op basis van urenbundels, budgetten en per fase. Ik kan het vooraf per project of per klant instellen. Ik kan een uurtarief per medewerker instellen of een aangepast uurtarief voor een medewerker per project. Nu iedereen al zijn uren goed kan bijhouden en ik ze iedere twee weken met een druk op de knop voor me krijg, factureren we ook ineens meer. Kwartiertjes die voorheen niet goed werden geboekt of zelfs helemaal niet werden geboekt, worden nu allemaal netjes verwerkt en gefactureerd. Gebruikers kunnen namelijk eenvoudig hun uren bijhouden en ik kan ze eenvoudig vinden.

Valt er ook iets tegen?

Ja, natuurlijk. Ik blijf een Nederlander en zeer veeleisend als het op mijn backoffice aankomt. De rapportagemogelijkheden zijn op dit moment nog niet uitgebreid genoeg in versie 7.0. Maar het komt eraan. Er moeten ook nog heel veel modules klaargemaakt worden voor versie 7.0. Ook is 7.0 nog niet in een stable release te downloaden. Het draait wel stabiel, maar zo nu en dan duikt er een bugje op. Geen showstoppers, maar kleine puntjes.

Gratis!!!

Je zult het niet geloven, maar OpenERP is ook nog gratis voor een onbeperkt aantal gebruikers als je het aan de praat krijgt op je eigen server. Je huurt een VPS die voldoet aan de system requirements, installeert het pakket, nog even configureren en klaar ben je. En omdat je bij de source kunt komen, kun je het systeem ook nog uitbreiden als er geen passende modules voor zijn.

Maar… hoe dan?

Wil je het zien werken? Kom gerust eens een bak koffie bij ons drinken. Ik laat het je graag zien.

Hoe ziet jouw backoffice eruit? Ben je tevreden? Wat kost het?